Infos und Rechtliches zur Rechnungsstellung

Wer selbstständig ist oder freiberuflich arbeitet, muss eine Rechnung ausstellen können um seine Leistungen vergüten zu lassen. Neben den Grundangaben wie der Adresse von Rechnungssteller und -empfänger muss eine Rechnung weitere Angaben enthalten, damit das Finanzamt das Schreiben als offizielle Rechnung anerkennt.

Die Pflichtangaben

• Anschrift und Name des leistenden Unternehmens,  Anschrift und Name des Rechnungsempfängers

• Termin der Leistung oder Lieferung,  Bezeichnung und Menge oder Umfang der Dienstleistung

• Rechnungsdatum, Einmalig vergebene Rechnungsnummer

• Steuernummer oder Umsatz-Steuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers,  gegebenenfalls nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto- und Steuerbeträge

Mit diesen Angaben wird eine Rechnung rechtlich korrekt und das Finanzamt akzeptiert sie. Unternehmer sollten allerdings wissen, dass sie der Informationspflicht unterliegen, wenn einzelne Posten oder alle Positionen ihrer Rechnung umsatzsteuerfrei sind, denn der Gesetzgeber schreibt hier einen kurzen Hinweis zum Grund der Steuerbefreiung vor. Für Kleinunternehmer gilt, dass sie zwar nicht umsatzsteuerfrei sind, aber der Gesetzgeber keine Umsatzsteuer erhebt. Auch hier muss auf einer korrekten Rechnung ein Hinweis dazu stehen.

Die Rechnungsnummer

Das Finanzamt verlangt fortlaufende Rechnungsnummern, die sicherstellen, dass die erstellte Rechnung einmalig ist. Dazu dürfen eine oder mehrere Zahlen verwendet werden und auch Buchstabenreihen sind zulässig. Das Finanzamt schreibt nicht vor, dass eine lückenlose Abfolge vorliegen muss. Vor allem Kleinunternehmer fragen sich, wie sie ihre Rechnungen nummerieren sollen. Anhand des Datums lassen sich übersichtlich Nummern erstellen, wenn Tag, Monat und Jahr in jeweils zwei Ziffern angegeben werden und dann mit einem – die 01 für die erste Rechnung dieses Tages erfolgt. So lassen sich Rechnungen leicht zuordnen und die die Nummern sind zwar fortlaufend, aber nicht lückenlos, wodurch die Kunden nicht feststellen können, wie viele Rechnungen ein Kleinunternehmer ausgestellt hat. Viele Startups beschäftigen sich nämlich mit der Problematik der fortlaufenden Nummern, weil sie denken, dass ihre Kunden daran sehen könnten, wie ihre Auftragslage ist. Durch das System mit Datum wird dieser Gedanke hinfällig. Weitere Infos und Rechtliches zur Rechnungsstellung finden Sie online und auch Musterrechnungen lassen sich im Netz per Klick downloaden.